이메일은 현재까지도 많은 이들의 혁신적이고 가장 대중적인 커뮤니케이션 수단이다. 하지만 이메일도 서로 지켜야 할 규칙이 있다. 특히 사내에서, 혹은 비즈니스를 이유로 사용하는 메일의 경우에는 더욱 그렇다. 이에 <TIME>지에서는 에릭 슈미트 CEO와 조너선 로젠버그가 구글에서 강조하는 이메일 사용 규칙을 소개해 눈길을 끌고 있다(http://time.com/3425368/google-email-rules/).
01 답신은 신속하게 보내자. 상대로부터 메일이 왔을 경우 가급적 바로 회신하는 것이 좋다. 구구절절 회신하지 않아도 “잘 받았어. 확인하고 다시 보낼게” 정도는 남긴다. 신속하게 대응할 수 있는 자신감을 키우자. 입장을 바꿔도 마찬가지일 것이다.
02 쓸데없는 이야기는 피하자. 최대한 내용은 간결하고 명확하게 보내는 것이 좋다. 늘어지는 이야기나 중복되는 내용은 과감히 삭제한다. 발송하는 목적을 분명히 한다.
03 편지함은 지속적으로 비우자. 이메일을 받은 후 내용을 처리했다면 그때 그때 편지함을 비우자. 쌓아놓고 또 봐봐야 시간낭비다. 중요한 메일은 따로 체크해서 옮겨 놓고, 작업이 마무리된 이메일은 비워야 새로운 것으로 또 채울 수 있다.
04 이메일은 리포(LIFO, Last In First Out, 후입선출)순서로 정리하자.
05 자신이 라우터라는 것을 기억하자. 그리고 필요한 정보는 공유하라. 필요한 정보가 담긴 메시지는 또 다른 누구에게 유용하게 전달될지 생각하자.
06 숨은 참조 사용은 최소화하라.
07 불만은 직접 만나서 이야기 하라. 글로 불만을 나타내는 것은 오해의 소지가 있다. 차라리 한 번 만나서 화끈하게 얘기하고 풀어라.
08 다시 확인이 필요한 메일이 있을 경우는 다시 자신에게 보내 보관하자. 요구사항이 있을 때는 ‘혹시 처리 됐나요?’하고 덧붙인다.
09 언제고 다시 필요하다 싶은 메시지는 따로 요약해서 자신의 이메일 주소로 보낸다. 훗날 검색에 유용할 것이다. 중요한 문서(스캔)도 마찬가지다.
